Cómo administrar y gerenciar una estética

Los principios a la hora de administrar y gerenciar un negocio suelen ser los mismos: planificación estratégica previa, establecimiento del capital y de gastos fijos y variables, elaboración de plan de marketing, fijar prioridades de acuerdo al modelo de negocio, entre otros. En todo caso, gerenciar y administrar un negocio requiere actividades que son fundamentales para llevar a cabo la operación con la menor cantidad de inconvenientes posibles.

En la actualidad existen diversos tipos de negocios que presentan grandes retos y oportunidades dadas las tendencias y la dinámica del mercado actual. En el caso del mercado de la belleza y de la estética, este es uno de los mejores posicionados en América Latina: es un mercado amplio que ofrece oportunidades para emprendedores, desde aquellos con mayor capacidad hasta aquellos que buscan fundar un negocio más local o de menor alcance. En ese sentido, negocios como peluquerías, salones de belleza, estética, gimnasios, spas y similares, son uno de los modelos más populares en el sector de la belleza. Por supuesto, como en todo negocio, existen diversas alternativas: fundar un negocio propio, asociarse o franquiciar. En todo caso, el gerente o dueño de este tipo de negocio debe aplicar ciertas estrategias y medidas para asegurar el éxito de la estética en el futuro y, así, garantizar su rentabilidad.

En ese sentido, existen ciertos aspectos o elementos que son vitales a la hora de administrar: ya sea si vas a empezar tu propia estética de cero, vas a gerenciar un negocio ya establecido o pretendes fijar objetivos más ambiciosos, hay claves que no pueden dejarse de lado cuando hablamos de gerencia y de administración de un negocio. En primer lugar, es vital que el negocio cuente con una planificación estratégica previa en la que los socios o fundadores detallen todos los componentes de la cadena de valor del negocio (actividades primarias y actividades de soporte), así como fijar los costos, capital disponible, establecer objetivos, definir la misión, visión y valores y, por supuesto, establecer un plan de marketing. Así, antes de poner en marcha tu negocio, debes tener estos aspectos previamente determinados y organizados.

Las estéticas son un tipo de negocio que requieren suma atención en cuanto a la gerencia y administración, pues si son descuidados pueden generar muchas pérdidas para sus socios o dueños. La naturaleza de la operación de este tipo de negocio hace que sean más propensos a tener fluctuaciones negativas en su flujo de caja, pues pueden suceder grandes pérdidas por falta de control de inventario, del personal encargado y, por supuesto, por una mala evaluación de costos o por no innovar lo suficiente en el mercado.

Para entender mejor de qué se trata, a continuación te explicamos algunas consideraciones que debes tener en cuenta a la hora de gerenciar una estética:

Definir el modelo de negocio de una estética

En primer lugar, debemos definir qué es una estética y cómo funciona este modelo de negocio. Una estética es un establecimiento que se dedica a la realización de tratamientos estéticos y cosméticos, tanto invasivos como no invasivos o superficiales. En ese sentido, en una estética se realizan tratamientos como liftings, implantes, inyecciones así como otros más modernos como radiofrecuencia y ultracavitación, ozonoterapia, radiofrecuencia, entre otros. De igual manera, los tratamientos faciales y corporales en general también se encuentran a la orden del día en una estética.

En suma, una estética cuenta con diferentes salas o áreas donde se realizan tratamientos para la piel y el cuerpo, la mayoría de ellos enfocados a disimular o eliminar ciertos detalles en la piel del cliente producto de la edad u otros factores. A diferencia del salón de belleza, la estética no ofrece servicios para el cuidado de cabello y uñas.

En ese sentido, el modelo de negocio de una estética se enfatiza en los servicios descritos anteriormente. El público objetivo es variado, pues puede incluir tanto a hombres como mujeres (aunque principalmente mujeres) de un nivel adquisitivo medio. De igual manera, una estética es un modelo de negocio que implica el manejo de personal, de inventario y de mantenimiento de infraestructura física. Por otro lado, es fundamental contemplar para una estética una estrategia de marketing enfatizada en medios digitales, dadas las características de este negocio y del público potencial en general.

Como te mencionamos, sin importar la magnitud del negocio (local o con varias sucursales, franquicia o particular, entre otros), una estética requiere ciertas estrategias para su administración y gerencia.

Claves y estrategias para gerenciar una estética

Como te hemos indicado, administrar una estética es una tarea que requiere habilidades tanto de gerencia como de poder manejar una operación de manera eficiente, reduciendo al máximo los cuellos de botella y otras interferencias. En líneas generales, bien sea si vas a empezar este negocio o tomar la gerencia de uno ya existente, es importante que puedas monitorear ciertos aspectos fundamentales.

A continuación, te explicamos con más detalle cuáles son las claves y estrategias para lograrlo:

Define y cumple tu plan de negocio

Elaborar un plan de negocio es, quizás, una de las tareas más importantes en todo negocio. Un plan de negocio incluye los objetivos del negocio así como las estrategias para conseguirlos. De igual manera, el plan incluye cómo será la estructura organizacional de la empresa, así como el capital de inversión necesario, la definición de los productos o servicios ofrecer, la definición del público objetivo y, por supuesto, el mapeo de competidores. De igual manera, un plan de negocios debe incluir un detalle de los recursos necesarios para ejecutar la operación

Define los procesos de tu cadena de valor y cómo monitorearlos

En consecuencia con el punto anterior, es importante que detalles muy bien cuáles son las actividades primarias y cuáles son las actividades de soporte o secundarias de tu estética de acuerdo con el modelo de Michael Porter.

Las actividades primarias, por su parte, son aquellas que se encuentran relacionadas con la producción del producto o del servicio. En este caso, incluye todo lo que se refiere a operaciones, mercadeo y, por último, servicios. Por otro lado, las actividades de soportes son aquellas que agregan valor a la empresa y sirven de apoyo a las primarias, es decir: infraestructura de la empresa, gestión del capital humano, stock e inventario y el desarrollo de tecnología. En una estética, las actividades primarias están enfocadas hacia la definición de cada servicio a ofrecer para los clientes, así como la parte estratégica de mercadeo y toda la logística necesaria para llevar a cabo estos puntos, manejo del cliente, relación con proveedores o socios comerciales, entre otros.

Las actividades de soporte, por su parte, se enfocan al cumplimiento de las primarias (con énfasis en la proveeduría de servicios para el público objetivo), tales como el abastecimiento del material necesario para la operación (el cual variará dependiendo de la diversidad de tratamientos estéticos a ofrecer), las actividades que prestan apoyo a la empresa como la contabilidad y finanzas, así como la búsqueda y motivación del personal y el desarrollo e innovación. Define bien tu cadena de valor y establece estrategias para controlar posibles inconvenientes.

Controla tus ingresos, egresos e inventario

Una clave esencial para administrar o gerenciar una estética es cuidar al máximo el flujo de caja y el capital disponible. En ese sentido, es importante no solo definir cuáles son los egresos y costos sino también los materiales de inventario imprescindible para ejecutar la operación.

Las estéticas son un tipo de negocio que requieren una inversión importante mes a mes, pues necesitan de diversos productos para el cumplimiento de los servicios ofrecidos. De igual manera, el personal y la infraestructura refieren otro de los principales gastos y una parte esencial dentro de la cadena de valor. En ese sentido, asegúrate de realizar un estudio de mercado para fijar los precios más competitivos de acuerdo a tus objetivos y, así, proyectar tus ingresos y planificar cuáles serán los gastos que debas emprender en el corto, mediano y largo plazo.

Una forma de gestionar este punto sin inconvenientes es contando con un software especializado para tu estética. Este tipo de herramientas de permite llevar un control de cuánto ingresa a tu empresa y en qué estás dirigiendo tus gastos, así como controlar en tiempo real tu inventario y, así, poder planificarte de forma más eficiente.

Elabora un plan de marketing y hazle seguimiento

El mercado es una herramienta esencial para este tipo de negocio. Si bien las estéticas presentan buenas oportunidades en el mercado, es fundamental poder diferenciarse dentro del gran número de competidores que existen en este nicho. En ese sentido, junto con el plan estratégico y la definición de los ingresos y egresos, el plan de marketing debe estar acorde con estos puntos y, además, fijar sus propios objetivos con base a las expectativas reales de sus socios o dueños.

Un buen plan de marketing cuenta no solo con objetivos bien definidos sino también con estrategias que permitan cumplirlos. Por otro lado, es muy importante que los objetivos a fijar sean medibles y alcanzables de acuerdo a las condiciones reales del negocio. De igual manera, es indispensable incluir estrategias de marketing a nivel digital (tanto en redes sociales como en correo electrónico), pues son medios altamente eficientes para darnos a conocer como negocio. Por otro lado, el seguimiento es fundamental: de nada sirve elaborar un plan de marketing si no se realiza el adecuado monitoreo de los objetivos y de su status (si se están cumpliendo o no, por ejemplo). En ese sentido, un software personalizado es una herramienta que puede ayudarte en este punto: no solo permite enviar campañas de marketing a partir de la información allí contenida de tus clientes (de forma que puedes planificarles de forma más sencilla y realizar la segmentación necesaria de acuerdo a cada objetivo), sino que también emite reportes de desempeño que te dan visibilidad de cómo se está comportando tu negocio en este aspecto.

Invierte y cuida tu capital humano

Dado que las estéticas son un tipo de negocio de servicios, es imprescindible que la gestión del capital humano sea un área prioritaria para este tipo de negocio. Sin embargo, escoger el personal mejor capacitado es solo la primera parte de esta laboriosa tarea.

Gerenciar o administrar una estética implica, pues, que existan estrategias para captar y para cuidar al personal y, así, garantizar el mejor servicio. En ese sentido, debes tener claras las habilidades y aptitudes que buscas en tu personal, así como establecer estrategias que te permitan gestionarlo eficientemente, como por ejemplo invertir en su formación profesional, establecer incentivos para su trabajo, tomar iniciativas de endomarketing que los permitan sentirse conectados con la empresa, entre otros. El personal escogido debe ser el reflejo de los valores de la empresa, por lo que este es un aspecto que no debe ser descuidado.

De igual manera, es importante que se ejecuten estrategias de liderazgo: es fundamental que el personal se sienta entendido y parte de la empresa, no como un activo más. Así, las habilidades de liderazgo y de gerencia deben estar a la orden del día para poder controlar al personal y que nos ayuden a cumplir nuestros objetivos como empresa.

Realiza seguimiento: apóyate en herramientas digitales

Por último y no menos importante: es fundamental que realices seguimiento de todas y cada una de las actividades que se ejecutan en la estética, es decir, de aquellas que comprometan tu operación y tu estabilidad financiera. Para ello, existen diversas herramientas que puedes utilizar: además de contar con un equipo comprometido con el mismo objetivo, existen softwares que puedes personalizar para tu estética y, así, llevar el control de todos los aspectos esenciales.

Este tipo de herramientas tecnológicas te permite, por ejemplo, tener un control de tus ingresos, egresos e inventario, así como tienen la funcionalidad de almacenar y centralizar información de tus clientes que te sirva bien para elaborar campañas de marketing o bien para planificar actividades en el futuro. En suma, un software personalizado te permite centralizar y controlar de mejor manera las citas, la información de tus clientes y la información vital de tu operación.

Como te hemos indicado, una estética es un tipo de negocio altamente rentable si se maneja con eficiencia. Dadas las condiciones del mercado actual, las estéticas son un tipo de negocio que se enfrentan a un gran número de competidores pero que requieren de innovación y de creatividad constante por parte de sus dueños. Para gerenciar o administrar eficientemente una estética debes, en suma, prestar atención a las áreas prioritarias de tu negocio (planificación estratégica, capital humano, marketing, optimización de procesos) y, sobre todo, estar atento a la evolución de las mismas.