Cómo se hace un corte de caja: pasos y ejemplos

Actualmente existen softwares que hacen esto de forma automática, pero si aún lo haces de forma manual, te ayudamos a saber todo lo que debe de tener tu corte de caja y cómo optimizar el proceso.

Hacer un buen corte de caja es fundamental para cualquier negocio que realiza operaciones con dinero en efectivo, ya que ayuda a controlar la circulación diaria de éste en el negocio. Inicialmente, el corte de caja permite comparar el dinero que se encuentra físicamente en caja contra el que debería haber según las operaciones registradas a lo largo del día: desde la apertura de caja, hasta el momento en que se emite el corte.

El resultado de este procedimiento es un comprobante con los datos de los movimientos hechos durante el día. Para realizarlo, siempre debe estar presente el jefe de área o encargado junto al cajero que realizará el corte.

Sin embargo, también un corte de caja implica comparar los ingresos del día versus los datos de facturación. A continuación, te explicamos con más detalle al respecto:

¿Qué es un corte de caja?

Un corte de caja es un proceso financiero y contable que se realiza en un negocio o entidad para verificar y registrar todas las transacciones monetarias que han ocurrido durante un período específico, generalmente al final del día de operación o en intervalos regulares, como semanal o mensual. El propósito principal de un corte de caja es garantizar la precisión y la integridad de los registros financieros de la organización.

Durante un corte de caja, un empleado o responsable de finanzas revisa detenidamente todas las transacciones realizadas en efectivo, cheques, tarjetas de crédito o cualquier otro medio de pago que se haya utilizado en el negocio. Esto implica comparar los registros de ventas con los montos reales de dinero que se han recibido, así como verificar que los registros coincidan con los comprobantes físicos, como recibos, facturas o tiquetes de ventas.

Elementos que debe tener un corte de caja

Un corte de caja completo debe tener, al menos, los siguientes elementos:

1. Registro exhaustivo de las ventas efectuadas durante el período en cuestión.
2. Documentación de todos los ingresos recibidos, ya sea en efectivo, a través de tarjetas de crédito, cheques u otros métodos de pago autorizados por el negocio.
3. Detalle de los pagos realizados y los egresos correspondientes, tales como compras y gastos operativos.
4. Verificación del monto de efectivo disponible en la caja en el momento del corte.
5. Conciliación meticulosa de los datos registrados en el sistema con los comprobantes físicos, facturas, recibos y otros documentos que respaldan las transacciones.
6. Escrutinio de los registros contables, incluyendo facturas emitidas, recibos, notas de crédito y débito.
7. Cálculo del saldo real de efectivo en caja con base en la información recopilada y su confrontación con el saldo contable registrado en el sistema.
8. Informe detallado de cualquier discrepancia encontrada entre el saldo real y el saldo contable, con una investigación y justificación apropiada. En caso de detectarse errores, se debe realizar la corrección necesaria y los ajustes correspondientes.
9. Organización y archivo cuidadoso de toda la documentación y registros relacionados con el corte de caja, con el fin de disponer de ellos para futuras referencias y auditorías.

Tipos de corte de caja

Existen dos tipos de corte de caja:

• Corte parcial: se realiza para verificar el dinero que se tiene físicamente en caja contra lo que está registrado en el sistema de cobro. Este tipo de cortes se realiza cuando, por seguridad, se hacen retiros de efectivo de la caja. Este proceso no cierra caja y solo es informativo.

• Corte final: a diferencia del corte de caja parcial, que puede realizarse en cualquier momento, el corte de caja final se hace en una sola ocasión; ya sea al terminar un turno o cuando el establecimiento cierra operaciones. Esta es la última actividad que se realiza en el día. Este es el reporte final de todos los pagos que se han recibido contra los comprobantes y dinero que se tiene en caja. Es el registro de las ventas diarias, facturas y comprobantes de pago.

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¿Cómo se hace un corte de caja?

A continuación te decimos cómo se hace un corte de caja paso a paso:

1. En la caja registradora, seleccione la opción para corte. El sistema va a imprimir un comprobante que contiene el subtotal por cada tipo de operación que se ha registrado: efectivo, vales de despensa y tarjetas bancarias.
2. Tomar los billetes y monedas de la caja registradora y contarlos. Estos deben ser contados frente al jefe o encargado. Recuerda descontar la cantidad de fondo de caja que fue entregada al inicio del turno para que no descuadren las cuentas. Es importante siempre contarlos dos veces para así estar seguros.
3. Comprobar que la cantidad de dinero contada y la que aparece en el comprobante de la caja coincidan.
4. Anotar la cantidad de efectivo que se va a retirar, la fecha y hora en el formato o documento que se maneje en el establecimiento. Este debe ser firmado por el cajero y el encargado, esto se hace para hacer constar que se está retirando de caja esa cantidad de dinero.
5. Guardar el formato o documento del cierre en la caja para tenerlo en cuenta en el corte de caja final al terminar el turno.

Este ejemplo de corte de caja es para el corte de caja parcial.

Pasos para hacer un corte de caja final

Anímate a seguir estos pasos para hacer un buen corte de caja final:

1. En la caja registradora, seleccione la opción para corte. El sistema va a imprimir un comprobante que contiene el subtotal por cada tipo de operación que se ha registrado: efectivo, vales de despensa y tarjetas bancarias.

2. Agrupa todas las facturas cobradas para así incluirlas en la entrega final.

3. Tomar los billetes y monedas de la caja registradora y contarlos. Estos deben ser contados frente al jefe o encargado. Recordar descontar la cantidad de fondo de caja que fue entregada al inicio del turno para que no descuadren las cuentas. Es importante siempre contarlos dos veces para así estar seguros.

4. Recolectar los documentos o formatos donde se tengan anotadas las cantidades de efectivo retiradas durante los cortes parciales a lo largo del día e incluye estas cantidades en el reporte del total recibido en efectivo.

5. Anotar en el reporte del día el total de efectivo que se recibió, el total cobrado por tarjetas bancarias y el total cobrado por vales u otra forma de pago que se maneje en el establecimiento.

6. Comprobar que la cantidad de dinero contada y la que aparece en el comprobante de la caja coincidan. Este último debe ser firmado tanto por el cajero, como por el encargado. Esto para hacer constar que ambas cantidades coinciden.

7. Entregar el formato de corte de caja final, los valores y otros documentos utilizados para el cálculo de este al encargado.

8. Si se presenta algún problema de impresión, valores o faltantes, se debe seguir las normas establecidas en el establecimiento.

Cabe acotar que los procedimientos aquí descritos son meramente en forma de sugerencia. Puede que varíen debido a las normas o políticas de cada establecimiento.

Ejemplo de corte de caja

También te daremos unos consejos para optimizar este proceso y ser aún más eficiente:

• Empezar la jornada con un monto fijo en caja: Antes del inicio del día, revisar cuánto dinero hay en caja. Hacerlo antes de atender a cualquier cliente, ya que esto podría afectar las cuentas en los cortes de caja.

• Sacar partido de la tecnología: Es altamente recomendable utilizar un software punto de venta que te pueda ayudar a llevar el control del negocio, ya que estos registran cada movimiento, ya sea en efectivo, tarjetas bancarias o algún otro método de pago aceptado en el establecimiento. Además, algunos de esos softwares contables también permiten administrar muchos más ámbitos de tu negocio, como AgendaPro.

• Delegar estas operaciones a ciertos trabajadores: Al centralizar los movimientos de caja en ciertos puestos, se podrá llevar un mejor control de las operaciones y la responsabilidad caerá siempre sobre las mismas personas.

• Realizar un corte de caja final en cada fin de turno: Nunca está de más ser precavido, por eso, realiza un corte final cada fin de turno para llevar un mejor control y tener mayor organización al final del día.

• Considerar los riesgos de descuadre: Es fundamental la supervisión en el negocio y las medidas administrativas para evitar el descuadre por errores u otras situaciones como robos, malos cambios, préstamos entre cajeros, etc. Sistemas de seguridad como cámaras o control de inventario pueden disminuir en gran medida estas situaciones.

Poniendo en práctica estos consejos podrás evitar muchos problemas manteniendo un control de los ingresos y egresos de tu negocio.

Software para corte de caja

AgendaPro es un software para gestionar negocios. Cuenta con más de 30 herramientas para facilitar tu trabajo, entre ellas está el sistema de caja.

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Con AgendaPro, el control de los ingresos y egresos de tu negocio se convierte en una tarea sencilla y efectiva. Nuestra plataforma te permite mantener un seguimiento constante de tu caja en tiempo real, sin importar dónde te encuentres. Mantener un flujo de caja saludable es esencial para la gestión de tu empresa, y con AgendaPro, puedes lograrlo sin esfuerzo.

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Con AgendaPro, tu negocio estará respaldado por una herramienta poderosa que automatiza el corte de caja y te proporciona información vital para tomar decisiones financieras acertadas. Deja de perder tiempo en cálculos manuales y empieza a tomar el control completo de tu flujo de caja y de tu éxito empresarial.

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