Hoy en día contamos con miles de herramientas tecnológicas que nos ayudan a la hora de administrar nuestras empresas. Hay aplicaciones y programas de organización, administración, atención al cliente y venta que son increíblemente útiles, entre ellos WhatsApp.
WhatsApp es una de las aplicaciones principales para mantener la comunicación entre personas, y actualmente ha sido adoptada por las empresas como una herramienta para el contacto entre servicio y usuario, como parte de la atención al cliente.
Sin embargo, esta aplicación es utilizada principalmente en los ámbitos casuales, así que a veces es difícil mantener cierto profesionalismo a la hora de utilizarlo como una estrategia de venta, por lo que es importante saber cosas básicas, tales como cómo saludar a un cliente por WhatsApp y que éste se sienta cómodo con la interacción.
A pesar de que hay muchas maneras para personalizar un mensaje de saludo, hay varios parámetros que te ayudarán cómo saludar a un cliente por WhatsApp de la manera adecuada:
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En primer lugar, es recomendable implementar tanto un mensaje inicial y uno final, es decir, luego de transmitir la información requerida, se puede agregar un mensaje de despedida, como por ejemplo, “Saludos” o un simple agradecimiento por el contacto. También puedes agregar el nombre de tu empresa, incluyendo una frase similar a “Gracias por contactar con…”.
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Los signos de exclamación transmiten entusiasmo, pero recuerda siempre usarlos moderadamente para mantener el profesionalismo. Lo mismo pasa con los emoticones, pueden ser de ayuda, siempre y cuando sean utilizados con prudencia y dentro del contexto correcto. Los emojis preferidos para saludar a los clientes incluyen el pulgar arriba o una cara sonriente.
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Luego de saludar con un “Buenos días” o algo similarmente cordial, puedes proceder a solicitar el motivo de la consulta. Siempre es bueno agregar “¿En qué podemos ayudarte?” O algo que transmita el mismo interés en asistir al potencial cliente.
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Si de casualidad conoces el nombre del usuario, es recomendable utilizarlo. Esto creará una atención personalizada que incrementará la confianza entre cliente y servicio. Incluso puedes mantener la interacción personal cuando tus mensajes son automatizados, esto lo logras manteniendo un saludo natural que pueda adaptarse a cualquier situación. Durante épocas festivas, como Navidad o San Valentín, puedes adaptar tus mensajes al contexto.
Ahora que sabes cómo saludar a un cliente por WhatsApp, puedes proceder a redactar el resto del mensaje en donde se encontrará la información solicitada por el posible cliente.
Qué agregar en un mensaje de WhatsApp para un cliente
El contenido de la información del mensaje es tan importante como saber cómo saludar a un cliente por WhatsApp. Hay ciertas pautas generales que deben estar incluidas en tu mensaje para que puedas ofrecer la mejor atención posible:
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Mantener la cordialidad en todo momento es pertinente, incluso cuando el usuario pueda tener una actitud hostil o grosera que comprometa nuestro profesionalismo, pues la atención al cliente es uno de los pilares de toda empresa.
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Asimismo, el positivismo será la mejor elección. Las negativas crean una barrera entre usuario y servicio, por lo que es recomendable evitar los “no”. Por ejemplo, si tu empresa no ofrece el servicio o producto requerido, puedes intentar presentar una alternativa que trate satisfacer las necesidades del potencial cliente.
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Por último, no olvides dar las gracias. Los clientes serán los encargados de impulsar tu empresa, y si éstos no reciben una buena atención y agradecimiento, esto podría reducir tu popularidad entre los usuarios.
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Asimismo, puedes mantener el contacto luego de la interacción, es decir, asegurarte de que todo esté en orden luego de resolver algún inconveniente o después de alguna transacción por un servicio o producto.
Qué evitar al saludar a un cliente por WhatsApp
Al trabajar en este tipo de plataforma de atención al cliente, es fundamental tener en cuenta la ortografía y la redacción. Los mensajes correctos gramaticalmente también inspiran confianza y profesionalismo, así como que éstos sean concisos.
Es ideal evitar confusiones a la hora de transmitir un mensaje. Si un cliente pide una información específica, intenta no agregar otras cosas que no necesite o no sean de su interés, pues esto generará una pérdida de atención en la posible compra.
A veces el exceso de profesionalismo puede convertirnos en robots, por lo que es recomendable recordar mantener una actitud cálida a la hora de tratar con el público y que estos tengan transmitida cierta empatía que los haga sentir en confianza.
Por último, las mayúsculas pueden ser dejadas de lado, pues pueden no ser la herramienta ideal que nos ayuden a cómo saludar un cliente por WhatsApp de la manera correcta. Los mensajes escritos completamente en mayúscula tienden a ser vistos como gritos o voces alzadas, lo cual tiende a generar rechazo por parte de los clientes.
Estrategias para el marketing por WhatsApp
Whatsapp cuenta con herramientas que pueden ser utilizadas como estrategia de venta, tales como los estados o las listas de difusión, los cuales pueden jugarnos en contra si no son usados de la manera correcta.
Es importante no hacer spam, pues cualquier usuario que se sienta bombardeado por mensajes genéricos, sentirá rechazo por el servicio ofrecido y eliminará la empresa de sus contactos, lo cual a su vez generará que éste no esté en nuestra base de datos. Todos los servicios de mensajería actuales están preparados para eliminar el spam.
La imagen siempre es un factor decisivo dentro del marketing. Para la foto del perfil de WhatsApp es recomendable usar el logo de la empresa, en lugar de una imagen personal. Recuerda que esté en una buena calidad para evitar confusiones entre los posibles clientes.
Aunque las empresas pequeñas utilizan WhatsApp para ventas desde una cuenta personal, es aconsejable utilizar un número telefónico ejecutivo, que esté dedicado únicamente a la atención al cliente. Esto facilita los horarios de atención, pues pueden ser configurados con plantillas para que respondan automáticamente cuando no se está disponible inmediatamente para la consulta.
Si no estás disponible en el momento de la solicitud del cliente, recuerda incluir otro número de contacto, un email, o la página web de la empresa donde puedan también enviar su consulta. Así como, agregar un mensaje de intervalo en el que podrá ser contactado de vuelta.
De igual forma, puedes nombrar a tu servicio automáticamente. Los servicios digitales con nombres resultan más cálidos y personales, al igual que incluir cierto humor adecuado.
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