Saber cuál es la mejor manera de registrar los recibos de caja de tu negocio te garantizará un mejor flujo de dinero, pero, sobre todo, evitará pérdidas irregulares o facturaciones erróneas en tu acción de ventas diaria. Existen varias opciones para que ese proceso de registro de caja se realice a cabalidad, a continuación conocerás dos métodos para hacer un control de caja eficiente.
En principio, debes saber que el control de caja es un formato contable que tiene como propósito registrar los gastos y pagos diarios que representan la parte más importante de tu volumen de ingresos y egresos. En este artículo nos enfocaremos en describir dos métodos de los más comunes para realizar este registro. Descubre cómo hacer un control de caja en Excel o con un software específico.
Control de caja en Excel
El programa de Excel es uno de los más útiles y recomendados para labores contables, además de ser útil para todo tipo de registro: sean plantillas de horarios, listas detalladas de inventario o esquemas de compra- venta, como sería en este caso. Sin embargo, Excel cuenta con un método genérico de registro en el que, a pesar de poder operar cambios personalizados, posee un gran número de desventajas para el mundo del negocio actual.
Desventajas de un libro de caja en Excel
A pesar de las utilidades de Excel, en el mundo de hoy conservar este tipo de herramientas manuales sobre las posibilidades que representan las nuevas tecnologías no es la mejor opción para cualquier negocio emergente. La principal razón para no asumir un cambio de tecnología de registro es la costumbre, pues la mayoría de nosotros ha adaptado el uso de Excel a la funcionalidad de su negocio y migrar es una opción que genera temor.
Debes tener en cuenta que, a pesar de que el uso de una hoja de cálculo de Excel cumpla aparentemente con todas tus necesidades, existe un costo muy alto, y generalmente imperceptible, que implica usarlo. El uso de la hoja de Excel en el registro de caja ralentiza nuestras operaciones en términos de eficiencia y productividad. Conoce las desventajas del uso de la hoja de Excel como herramienta de caja:
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Es una herramienta extremadamente personalizada. Así que si necesitas que más de una persona tenga acceso a una hoja de registro de caja, deberás compartir con cada una de las personas o subir tu hoja de cálculo a la nube. Corres el riesgo de perder en ese proceso información valiosa y en cuanto al uso de los registros en tiempo real perderás bastantes tiempo necesario y útil.
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Trabajar con hojas de cálculo de Excel requiere mucho tiempo. Cuando todas aquellas personas con las que compartiste la hoja deberán ajustar esa información a la hoja de cálculo principal. De acuerdo al número de personas que manejen el registro, este proceso puede tomar mucho tiempo, y además propiciar muchos errores. El uso correcto de Excel como herramienta de registro de caja requiere de dedicación a tiempo completo.
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Suele interrumpir las dinámicas laborales. A diferencia de los softwares de caja, Excel no te permite automatizar tareas, lo que se traduce en una enorme desventaja al momento de afrontar proyectos complejos. Las hojas de Excel no nos permiten el control programático y programable de tiempos, recursos y acciones específicas, y genera una sobrecarga de responsabilidades a tu personal gerente.
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Puede generar desconfianza. El acceso a hojas cálculo asignadas a una red específica de usuarios requiere de privacidad, o el envío de un correo electrónico. El manejo de estas hojas en unidades compartidas de almacenamiento requiere de activaciones y bloqueos de usuarios específicos, algunas veces proveedores o inversionistas. Esto puede generar desconfianza y malos entendidos entre las partes.
Ventajas del software de caja
Son conocidos también como softwares de gestión. Generalmente están asociados a un computador y pueden funcionar como caja registradora. Sin embargo, van mucho más allá de las cajas tradicionales y te permiten controlar aspectos muy específicos de la actividad comercial que se registra.
Los software de caja están diseñados para simplificar las tareas de registro contable dentro de una compañía. La implementación de un software de caja en tu empresa automatizará la operación contable y comercial en tiempo real, y te permitirá gestionar tu negocio más eficientemente.
A diferencia de la plantilla de Excel, permiten llevar un poco más allá el registro. Los avances tecnológicos ligados a cada software permiten sumar a las funciones básicas de cálculo una cierta cantidad de herramientas (hardware y software) que hagan más eficientes tus registros de ventas. Los mejores te permiten centralizar todas las facetas de tu negocio en una única herramienta generadora de facturas y nóminas, por ejemplo.
El software de caja introduce en los formatos contables una gran variedad de opciones de registro que pueden ser desarrollados para diferentes sistemas operativos. Por eso, puede valerse de todas las herramientas y dispositivos electrónicos, como celulares inteligentes o tablets, que puedan equiparse a un computador compatible. Todo a un costo bastante bajo. Esta variabilidad y extensión tecnológica lo hacen la opción más eficiente.
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