Cuando se comienza un trabajo nuevo, los procesos de adaptación pueden ser bastante llevaderos o complicados según la cultura organizacional de la empresa o negocio, algunas te darán una gran inducción, mientras que otros lugares solo esperarán que actúes y trabajes de inmediato.
Para cualquier cargo esto se podría manejar, pero no se compara la adaptación de cualquier otro cargo a la de un recepcionista, ya que esta persona será la cara principal al público.
Veamos a continuación las funciones de un recepcionista en cualquier ámbito para que destaques en tu trabajo:
¿Qué hace un recepcionista?
Los recepcionistas dan la bienvenida a los clientes u otro tipo de visitantes; sentados o de pie tras un escritorio o mostrador, reciben al público cuando llega, y atienden las diversas solicitudes de los mismos. También pueden tener otras funciones, por ejemplo, realizar el tratamiento de textos, concertar citas, preparar facturas, cobrar y responder a solicitudes de información hechas por teléfono o correo electrónico.
En ciertos casos, especialmente en el caso de compañías pequeñas, las tareas de los recepcionistas tienden a coincidir con las de un asistente administrativo, las cuales, a su vez, pueden incluir funciones de recursos humanos (contabilidad y logística). Estos profesionales suelen ser contratados para trabajar en una variedad de entornos institucionales y comerciales, tanto del sector público como del privado. Sus funciones varían de un puesto a otro, según el tipo de empresa en la que trabajan, por ejemplo, una oficina, un hotel, un centro de salud, una clínica dental, un hospital, un departamento de ayuntamiento, una escuela o universidad, un edificio público, un salón de belleza o un centro de ocio.
A su vez, los recepcionistas dirigen a los visitantes hacia la persona a la que desean ver, responden a consultas (cara a cara, por teléfono y por correo electrónico), proporcionan información o toman nota de mensajes para el personal.
Según el tipo de negocio: ¿cuáles son las funciones de un recepcionista?
En una oficina, los recepcionistas reciben a la gente a medida que ésta llega, y proporcionan a cada uno una tarjeta de identificación como visitante. Pueden señalar a los visitantes un asiento donde puedan esperar hasta que llegue el momento de su cita, o hasta que esté libre la persona a la que desean ver. Algunos recepcionistas se encargan de que se sirva a los visitantes alguna bebida como agua, té y café.
Por otro lado, en los hoteles, los recepcionistas registran a los huéspedes, les proporcionan llaves y dirigen a los huéspedes a sus habitaciones. Ofrecen a los huéspedes información sobre los atractivos locales y zonas de interés.
Los recepcionistas de dentistas, médicos y ópticos conciertan citas; algunos utilizan un sistema predeterminado y algunos llaman al paciente cuando el médico o dentista ya puede visitarlos. A menudo manejan información confidencial.
En una peluquería o salón de belleza, spa o centro de ocio, el recepcionista acepta reservas, recibe a los clientes, cobra y vende productos.
Los recepcionistas pueden encargarse de mantener ordenada la recepción. Pueden, por ejemplo, organizar el material de lectura en una zona de espera general, o poner folletos y documentación sanitaria en la recepción de un médico.
Entre lo que te hemos contado, podemos entonces extraer las funciones principales de todo recepcionista, independiente del sector en el que trabajan, todo recepcionista deberá cumplir con las siguientes tareas.
Funciones generales de un recepcionista
Recibir a los visitantes
La persona recepcionista se encarga de saludar a los visitantes de manera apropiada. Determinar las necesidades del visitante de manera profesional, manteniendo el registro de estos. También se ocupa de dirigirlos correctamente a la persona adecuada. Y de garantizar una copia de seguridad de su trabajo al director de la empresa cuando se ausente de la recepción.
Responder a las llamadas telefónicas
Otra función del recepcionista es centrarse en responder y dirigir las llamadas entrantes de manera adecuada y oportuna. Conocer la finalidad de llamada, manejar las consultas y proporcionar información correcta, dirigir las llamadas a la persona adecuada dentro de la empresa. A su vez, entregando la información a sus compañeros de forma precisa y completa.
Gestionar el email y las redes sociales
La gestión de emails se enfoca en ordenar y distribuir correos electrónicos entrantes. Preparar campañas de correo saliente o el que debe ser recogido físicamente. Así como organizar todas las entregas y salidas de mensajería. Ahora, con el avance de las nuevas tecnologías, una de las funciones de un recepcionista es atender a las redes sociales de la empresa.
Monitorizar la seguridad
Destaca por monitorear o vigilar a las personas que acceden al establecimiento y pasan por las puertas de recepción. Organizando los pases de visitantes si es necesario, reportando actividades sospechosas si se detectan. Esta función de los recepcionistas puede traducirse en la gestión del uso de grabación personalizada con cámaras de vigilancia.
Actividades financieras y administrativas
Esta actividad del recepcionista se ocupa en monitorear y registrar los pagos en efectivo, el saldo y la preparación de comprobantes. Así como las funciones básicas y una gestión contable en muchos casos.
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