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Los 11 principios de control administrativo

principios de control administrativo

El control administrativo es un proceso que sirve como guía para la acción de cualquier plan administrativo. Con él se determina cada uno de los pasos a seguir para la concreción de alguna meta específica y permite establecer, de ser acaso necesario, métodos de corrección específicos ante procesos o eventualidades que puedan desviar el carácter de tu proyecto o negocio.

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Aquí conocerás cuáles son estos principios de control, en qué consisten y cómo su aplicación puede ayudarte en el manejo exitoso de tu negocio. 

Qué son los principios de control administrativo

En principio, debe quedar claro que hacer el mejor uso de los recursos disponibles y de tu negocio debe ser tu meta como administrador. Es por eso que necesitarás de un conjunto de estrategias y herramientas que te permitan alcanzar ese nivel administrativo experto. Justo allí entran en juego los principios de control administrativo como ese conjunto de procesos que determinarán tu administración eficiente.

Para que tu proceso de control administrativo se integre eficientemente a tu sistema administrativo de negocio, y garantice el correcto funcionamiento de tus políticas, debe cumplir con una serie de principios. Los principios del control administrativo son la columna vertebral de tu proceso de control, y son la serie de pasos específicos que te permiten evaluar si las acciones administrativas de tu negocio están siendo ejecutadas de acuerdo a tus planes, además de sentar las bases para corregirlas de no serlo.

Cuáles son los principios de control, ejemplos y cómo aplicarlos

Los principios de control administrativo también pueden entenderse como una ruta trazada que encamina a tu administración al logro, en este sentido son una especie de ruta de valores aplicados a la administración. Estos son los 11 principios de control administrativo.

1. Asegurar el objetivo

Parte de la premisa de que tu principal meta es el logro de tus objetivos. Este primer principio se basa en asegurar a toda costa esa meta, y esto implica detectar eficientemente la mínima falla en tus planes. No importa si éstas sean reales o potenciales, su distinción temprana permitirá una acción correctiva efectiva sobre ellas.

2. Ser eficiente en los controles

No solo se trata de detectar a tiempo cualquier tipo de amenaza. El principio de la eficiencia es muy importante para un control administrativo infalible. Se trata de cumplir con la detección y solución de las posibles desviaciones con la mínima inversión y gasto.

3. Ser responsable en el control

Por ser el gerente de tu negocio tu responsabilidad es la mayor en el ejercicio del control administrativo. En ese sentido, deberás respetar y honrar siempre la estructura de trabajo establecida, de ello depende el éxito. Igualmente, cada área de administración tendrá su responsable, que deberá igualmente compartir ese compromiso sin derogar ni desestructurar el plan establecido.  

4. El control directo

Un alto índice de errores requerirá cada vez más del uso de controles indirectos en tu negocio. Estos controles indirectos sólo suelen detectar el problema luego de su ejecución. Por lo tanto, debes garantizar el control directo sobre tus acciones, y esto lo lograrás con la capacitación constante de tu cartera de gerentes, pues gerentes bien formados cometerán muy pocos errores, y ejecutarán el plan cada vez más eficientemente.  

5. Refleja el control en cada uno de los planes

La meta es siempre asegurarse de que tus planes se lleven a cabo de manera efectiva. El mejor camino para esto es que tus principios de control administrativo reflejen la naturaleza de tus planes. El control administrativo es mucho más efectivo en tanto sea más cónsono con el plan y con los objetivos de tu negocio. 

6. Principio de la pirámide

Un buen sistema administrativo es aquel que puede ejercer su control desde las bases. Para ello, deberás mantener bien informado a cada estructura de tu negocio, pues si todos los empleados conocen el camino al logro serán capaces de controlar sus acciones y detectar cualquier desviación posible en cualquier nivel.

7. Individualización de los controles

La consistencia en los puestos de trabajo hace más eficientes los controles. La responsabilidad operativa se logra según la experiencia individual de cada gerente con su área de trabajo. Mientras más conozca el gerente su área de trabajo, mucho más efectivo será.    

8. Controla los puntos críticos

Todo proceso administrativo tiene puntos críticos, sean estos espontáneos o no, causan problemas y generan eventuales desviaciones. Un buen gerente debe centrar su atención en los puntos críticos por sobre el estudio detallado del rendimiento del negocio. Así focalizará el trabajo y economizará tiempo y dinero.

9. Ir del control a la acción

Si no se toman las medidas que corrijan las desviaciones, el control administrativo resulta una pérdida de tiempo y esfuerzo. Deberás encargarte de reorganizar, reemplazar, capacitar, o tomar cualquier otra medida preventiva desde el primer momento de la detección de alguna irregularidad.

10. Principio de idoneidad organizacional

Un sistema de control administrativo debe estar ajustado y reflejar fielmente la estructura de la organización, por lo tanto debe estar apegado a sus principios administrativos y lineamientos principales. Esto facilita la respuesta y la acción ante cualquier desviación de las estrategias administrativas haciéndolas más acordes y responsables según la naturaleza de la organización. Todos los informes y documentos necesarios para el control administrativo deben estar ajustados a los términos de la organización.

11. Principio de prevención

El control y la planificación administrativa de toda empresa deben ser de carácter preventivo. En muchas compañías la prevención es uno de los principios más desatendidos. A menudo, este principio ha sido desatendido por la poca atención y estudio de los pronósticos y proyecciones como herramientas administrativas centrales. 

Toda gestión administrativa exitosa se basa en un sistema capaz de cuestionarse y autorregularse, y esto puede lograrse de manera más efectiva a través del uso de los pronósticos como sistemas de prevención. El control debe basarse en los pronósticos, a fin de prever desviaciones en el tiempo. Por ejemplo, si quieres mantener la solvencia de tu negocio, anticiparse a una posible escasez de efectivo a través de los pronósticos (de efectivo) es la mejor manera de prevenirlo.

Para qué sirven los principios de control administrativo

Sin tener claro unos muy buenos y sólidos principios de control administrativo, raramente las políticas de tu negocio podrán llegar a cumplirse, pues en principio todo método de control existe en función de metas y planes. Los principios de control sirven para establecer las bases sólidas para el cumplimiento progresivo de esas metas, y en ese sentido también sirven para:

  1. Corregir políticas y actividades que impidan que tus planes sean alcanzados a tiempo y exitosamente.
  2. No solo sirven para corregir desviaciones en tiempo presente, sino también pueden sentar las bases para la prevención de nuevas desviaciones. Y para que las ya superadas no vuelvan a presentarse en el futuro inmediato de tu negocio.
  3. Te permiten focalizar los problemas y, por su capacidad de ser aplicados en distintos tipos de variables (actos o personas) resulta muy útil para localizar las responsabilidades desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
  4. Te mantienen informado constantemente del proceso de ejecución de tus planes.
  5. Sirven como fundamento al momento de iniciar nuevos procesos de administración o en el reinicio de procesos antiguos.
  6. Reducen costos en materia de planificación.  
  7. Ahorra tiempo de ejecución de proyectos.
  8. Influyen en la racionalización de la administración y en el logro de la productividad de tu empresa o marca. 

 

De igual manera, existen diferentes formas de control administrativo que puedes utilizar para tu negocio. Un software personalizado, por ejemplo, es una herramienta que te ayuda a gestionar tu negocio por cuánto te permite almacenar de forma centralizada los datos de tus clientes así como llevar el control de ingresos, gastos, inventario y mucho más.

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