¿Creerías en un sistema muy básico para manejar la contabilidad de tu negocio y llevar un control del dinero que ganas y pierdes, de una forma automatizada e inmediata? No importa qué tipo de negocio manejes, con esta útil herramienta podrás estar al día y enterado de todas tus cuentas.
Se trata del programa Excel del paquete Office, que como sistema contable resulta bastante eficiente. Su principales y más grandes ventajas son: no discriminar empresas por su tamaño o moneda, y su fácil operatividad.
¿Qué ventajas ofrece Excel como herramienta para sistemas contables?
Primero, sus funciones. Excel, a través del uso de fórmulas, te permite realizar sistemática y progresivamente cálculos basados en grandes cantidades de datos. Esto quiere decir que si aplicas fórmulas a las hojas de datos que crees las operaciones se realizarán automáticamente.
También, el sistema Excel te brinda la oportunidad de traducir toda la data utilizada en sus hojas de cálculo a manera de gráficos. Esto resulta un plus a la hora de presentar tus cálculos a jefes o clientes.
Resaltar datos específicos en las hojas de cálculo también es una de sus ventajas. Las ya clásicas negritas y cursivas, además de todo el paquete gráfico que conoces de Word puedes usarlo también en tus hojas de Excel, con un plus bastante interesante que irás conociendo a medida que interactúas.
Por ejemplo, si resaltas algunos datos y además usas el sistema condicional (Pestaña de Inicio- Formato condicional), podrás asociar y compilar datos según una condición especial que les otorgues.
Pero quizás la más importante función de esta herramienta, en esta era donde la información es cada vez más preciada, es su capacidad de convertirse en gestionador de base de datos. Con Excel puedes organizar tus datos por tablas y columnas, puedes también crear listas de variables que operen y hagan cálculos por sí solas. En fin, todos estos atributos sumados a una aparente capacidad ilimitada de almacenamiento.
¿Cómo hacer una hoja básica de contabilidad?
Como ya sabes, la hoja de Excel es una herramienta básica a la hora de organizar una hoja de ingresos y egresos para tu negocio. A continuación te daremos algunos consejos para que tu primera experiencia en el manejo de la contabilidad de tu negocio cuente con el aliado perfecto.
Primero crea una tabla de Excel que tenga una columna de ingresos y otra de egresos. Esta última contará con dos versiones, la de egresos fijos y la de egresos variantes. Los primeros pueden ser, por ejemplo, los gastos en servicios de agua o electricidad de tu negocio; los segundos gastos que tengan que ver con materias primas u otro elemento que varíe su cotización en el tiempo.
Luego localiza todos tus impuestos por columnas, una para cada uno. También puedes archivar todo el papeleo generado por la empresa en una pestaña extra. Allí reposarán todos los documentos que facture la empresa, además de todo el papeleo referido a la compra de insumos, es decir, toda la facturación.
Excel es una herramienta hecha para ayudarte a registrar al detalle contabilidad básica, hablamos de ingresos y egresos; ganancias y pérdidas. Investiga y conoce un poco más de Excel y verás que existen muchas otras maneras de optimizar todas sus funciones en beneficio de tu negocio. ¡No tardes!
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