¿Qué problemas puedes tener al implementar un software en tu estética?

Durante el proceso de implementar un Software para Centro de Estética es común que aparezcan problemas o dificultades debido a diferentes razones.

En mis años de experiencia en AgendaPro como cofundador, y Gerente de Clientes, hemos implementado el software en más de 2,198 centros (solo el 2019 implementamos el software en 1,658 centros), y la verdad… he visto de todo.

La mayoría de las implementaciones son exitosas, y los Centros de Estética ven los beneficios desde los primeros meses de la implementación, pero… no todo lo que brilla es oro.  La verdad que muchos no quieren contar, es que implementar un software requiere de nuestro bien más preciado, nuestro tiempo, y que a veces, no todo sale bien, y diría que no dedicar el tiempo necesario es el problema que causa el fracaso en la implementación.

Proceso de Onboarding

El proceso de onboarding de un Centro de Estética (de esta forma me refiero a la puesta en marcha) requiere de tiempo exclusivo y dedicación de todo el equipo lo que incluye:

• Dueño o administrador: Es clave que el proceso sea liderado por ti directamente para alinear los incentivos de todos en busca de los beneficios del software. Sin el apoyo de los líderes del Centro de Estética es muy difícil que el proyecto sea exitoso.

• Recepcionistas: Son las principales usuarias del software por lo que su voluntad para cambiar la manera en que trabajan actualmente, en busca de poder simplificar las tareas del día a día en el corto plazo es vital. He visto que la primera semana puede ser muy difícil, realizar una reserva por primera vez, donde todo es nuevo, toma tiempo, pero en el corto plazo el proceso se vuelve simple y el software será su mejor compañero.

• Colaboradores: El apoyo de todo el staff del centro juega un papel fundamental para sacar el mejor provecho al software. Después de la recepcionista, los colaboradores serán los segundos usuarios más activos con el software, por lo que es vital que lo usen y registren todo en el sistema.

Ahora, supongamos que todo va bien, y logramos la motivación de todo el equipo con la implementación, y ponemos de todo nuestro esfuerzo personal para el éxito del proyecto, aún así, existen 2 problemas que he visto en estos años que pueden hacer fracasar el proyecto.

1. Usabilidad
2. Falta de funcionalidades

Según la información que he recopilado de los 1,658 centros que implementamos el 2019, el proyecto puede fracasar, en promedio al día 26 desde la puesta en marcha, debido a la usabilidad.

¿Qué significa la falla en la usabilidad?

Lo he visto muchas veces, y significa que, a veces, a algunos usuarios les incomoda la forma en que se maneja la plataforma. Por ejemplo, la forma en la que se realizan las reservas o citas, se registran los pagos, o se lleva el control de la evolución de pacientes en la ficha. 

Mi recomendación en este punto es tener paciencia con el software, en mi experiencia, he visto que la paciencia es la mejor manera de sobrepasar la barrera de la usabilidad. Esto literalmente es como aprender a usar Excel, o Word, al principio es difícil pero luego de ensayar, ensayar y ensayar esto vuelve natural.

Ahora, recopilando lo que hemos hecho, hasta ahora vamos bien, 1) contratamos el software para centro de estética, 2) luego de esto logramos motivar a todo el equipo con el proyecto, y 3) superamos la barrera de la usabilidad. 

Entonces, la pregunta es: ¿Estoy seguro de que ahora no habrán problemas?

La verdad, y perdonen la sinceridad, es que aún existe un obstáculo por superar, y yo le llamo la falta de funcionalidades.

Falta de funcionalidades

En nuestra experiencia, la falta de funcionalidades significa que el software no cumple con algunas de las necesidades principales del Centro. Puede ser que permita realizar muchas funciones, pero que no permita realizar las 2 o 3 funciones principales por la que se contrató el software. 

Por ejemplo, si el centro tiene una forma de trabajo particular en la que los tratamientos se pagan por adelantado, y solo se pueden agendar la sesiones pagadas, pero el software no permite esto.

Por esto, mi recomendación, es no buscar un software que tenga muchas funcionalidades poco importantes, sino que basado en la forma con la que opera/trabaja mi centro de estética buscar que el software satisfaga esas necesidades. Lo más importante que he visto durante estos años, es que la falla en el onboarding por “falta de funcionalidades” se puede evitar incluso antes de contratar mediante una correcta investigación sobre el software.

Checklist para implementar un software

En base a todo lo anterior que les he comentado, y a mi experiencia en la implementación y onboarding, he desarrollado una lista con las siguientes recomendaciones antes de adquirir un software para centro de estética:

Checklist para implementar un software:

• Asegurar de cumplir con requisitos mínimos:
  • 1 Computador o Smartphone
  • Conexión a Internet
• Evaluación de mis necesidades:
  • Enumerar las necesidades principales de mi Centro de Estética
  • Ordenar de mayor a menor importancia las necesidades
  • Seleccionar las 3 primeras necesidades de la lista
• Evaluación de alternativas de software:
  • Identificar las diferentes alternativas del mercado
  • Evaluar cada software y ver si satisfacen las 3 necesidades más importantes de mi centro
  • Solicitar una demo para verificar visualmente la operatividad de esas 3 funcionalidades
  • Optar (preliminarmente) por la alternativa que más se adapta a mi negocio
• Planificación de puesta en marcha:
  • Solicitar a la empresa del software el plan de puesta en marcha
  • Solicitar a la empresa los costos de capacitación y puesta en marcha
  • Optar (preliminarmente) por la alternativa que más se adapta a mi negocio
• Dedicación de tiempo personal:
  • Dedicar al menos 1 hora al día de mi tiempo personal al proyecto por las primeras 2 semanas de puesta en marcha
  • Motivar a todo el equipo e involucrarlos en el éxito del proyecto

Finalmente, si sigues las recomendaciones es muy probable que logres una implementación exitosa del software y tendrás los increíbles beneficios de estos sistemas. Es realmente recomendado y vale la pena el esfuerzo!

Les deseo la mejor de las suertes en la búsqueda de un software para centro de estética,y mucho éxito en la implementación. Si tienen cualquier duda, les dejo mi correo personal para que puedan enviarme sus dudas julio@agendapro.com