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Todo lo que necesitas saber para administrar un consultorio médico

administrar consulta médica

En líneas generales, administrar o gerenciar un negocio no es una tarea sencilla. Sin importar el nicho o industria en el cual el mismo se desempeñe, es imprescindible que el mismo cuente con una planificación estratégica en la que se fijen los objetivos y estrategias para el corto, mediano y largo plazo.

Sin embargo, este trabajo de planificación y de estrategia debe realizarse antes de que el negocio se ponga en marcha. En todo caso, este trabajo previo debe realizarse entre los socios o fundadores, así como deben estudiarse diversos aspectos tales como la naturaleza del negocio (si es de servicios, por ejemplo), el tamaño del mercado a abarcar, el capital disponible y el necesario de acuerdo a los costos, definir al público objetivo y, por supuesto, elaborar un plan de mercadeo acorde con la misión, visión y objetivos de la empresa. De igual manera, es importante establecer cuáles son los valores y definir todas las variables operativas para la cadena de valor.  

 

En todo caso, antes de que tu negocio comience a poner en marcha su operación, tiene que existir un trabajo previo de estrategia y de planificación. De igual manera, si vas a administrar o gerenciar un negocio ya establecido, es recomendable que verifiques qué se encuentra planificado para el mismo y realices un análisis de su flujo de caja, operatividad, entre otros aspectos importantes.

 

En suma, si bien administrar o gerenciar un negocio implica un reto, es cierto que algunos tipos de negocio refieren un mayor o menor riesgo. En el caso del sector de la salud, es un negocio que es altamente rentable y presenta varias oportunidades para quienes deciden incursionar en él. Bien sea si se trata de un emprendedor pequeño o un empresario de más nivel, el sector de la salud ofrece diversos negocios en los cuales se puede invertir y obtener ganancias. Desde un consultorio privado hasta una clínica privada, el modelo de negocio puede adaptarse a diversas circunstancias. 

 

Sin embargo, a pesar de las oportunidades, recordemos que los centros de salud privados (clínicas o consultorios) tienen el objetivo de ayudar a cumplir los retos en los que la salud pública resulta insuficiente, es decir: falta de la infraestructura, fallas en los procesos, bajo nivel de tecnología, entre otros. En todo caso, tanto las clínicas como los consultorios privados presentan oportunidades y retos a la hora de gerenciarlos. Si bien ambos se encuentran en la misma industria o sector -el de la salud-, las prioridades para cada uno, costos y estrategias de gerencia, tienen algunas diferencias. De esa manera, antes de ver cómo gerenciar tu consultorio o clínica, debes diferenciarlos y definir tu modelo de negocio.

 

Define tu modelo de negocio: diferencias entre consultorio y clínica 

 

En primer lugar, un consultorio médico refiere a aquel modelo de negocio en el que un médico o un grupo pequeño de ellos (generalmente de la misma especialidad) trabajan de forma independiente de una clínica o un hospital y ofrecen sus servicios en un espacio delimitado. En ese sentido, todo consultorio médico debe contar con un espacio físico destinado para tal fin, definir la unidad de mando (es decir, los grados de responsabilidad y de toma de decisiones de los médicos participantes), así como fijar costos en cuanto a alquiler, precios de consulta y otros. De igual manera, un consultorio privado puede comprender la contratación de personal como secretarias y personal de limpieza. En suma, el consultorio médico es un modelo de negocio que se adapta a aquellos médicos emprendedores que deciden empezar su propia empresa a un nivel no tan retador como el de una clínica.

 

Una clínica privada, por su parte, es un modelo de negocio que sigue la misma estructura de servicios médicos que un consultorio pero a nivel macro. En ese sentido, si bien el modelo de negocio de una clínica incluye de igual manera ciertos costos de infraestructura y de operación como un consultorio, estos son en un mayor nivel. Una clínica suele ofrecer más especialidades e incluir servicios de cirugía, servicio de emergencia, unidad de cuidados intensivos, entre otros. Así, una clínica es un establecimiento sanitario donde se diagnostica y trata la enfermedad de un paciente. Las clínicas, además, suelen ser un modelo de negocio privado, a diferencia de los hospitales que suelen ser públicos y contar con financiamiento por parte del Estado en mayor o menor medida. 

 

Una vez definido tu modelo de negocio, existen ciertas estrategias que debes seguir y debes tener en cuenta para administrarlo y gerenciarlo correctamente. El primer paso que debes realizar para poder administrar tu consultorio médico o clínica es fijar las prioridades de acuerdo a tu modelo de negocio, cadena de valor y naturaleza de las operaciones. A continuación, te explicamos en qué consisten: 

Conoce y fija las prioridades de tu modelo de centro médico

Las prioridades que deben seguir tanto clínicas como consultorios privados se asemejan por ser modelo de negocios similares. Sin embargo, lo que varía es la magnitud de dicha prioridad o la capacidad de inversión que deben realizar para atenderla. A continuación, te explicamos un poco sobre estas prioridades:  

 

  • Capital y financiamiento

Por supuesto que la principal prioridad tanto para clínicas como para consultorios privados es el análisis y determinación del capital disponible: bien sea para empezar el negocio o para administrarlo y gerenciarlo, es fundamental determinar con cuánto capital se cuenta y, en ese sentido, definir la cantidad del capital que se necesita para cubrir costos fijos y otras tareas imprescindibles. 

 

Una herramienta que puede ayudar en este sentido es un software personalizado, el cual permita visualizar tanto los ingresos como los egresos del negocio (sin importar si este es un consultorio o una clínica) y, así, elaborar la planificación pertinente.

 

En el caso de las clínicas, el financiamiento es fundamental. El crédito para este tipo de negocio suele estar destinado para adquisición de equipo médico y de tecnología. De igual manera, es sabido que para una clínica, el capital necesario será mayor al de un consultorio privado. Por otro lado, en el caso de los consultorios, pueden optar por formas de financiamiento a través de socios comerciales e incluso bancos, dependiendo del tamaño y de las capacidades crediticias de los fundadores. 

 

  • Capital humano

Definir el capital humano necesario es un aspecto muy importante y prioritario tanto para clínicas como para consultorio privado. Para ambos casos, la determinación del mismo permitirá descifrar el costo que este requerirá y los retos operativos que deben enfrentarse. De igual manera, recordemos que el capital humano es fundamental para llevar que la cadena de valor funcione sin problemas. 

 

En el caso de los consultorios médicos privados, el capital humano requerido será menor: además del personal médico y auxiliares o asistentes, los consultorios pueden contemplar contratar una persona para cumplir labores de secretaría y de administración y, eventualmente, personal de limpieza.

En el caso de las clínicas, el capital humano es más amplio y, por ello, debe definirse correctamente. Además de los médicos, enfermeros, radiólogos, terapeutas, asistentes, entre otros, también deben contemplarse el personal de limpieza, administrativo y para otras labores operativas, como por ejemplo vigilancia y seguridad, comedor, cafetín, entre otros importantes. 

 

  • Infraestructura

Otra prioridad a tener en cuenta tanto para clínicas como para consultorios es la infraestructura. En ese sentido, debe definirse la magnitud del modelo de negocio y, por ende, definir los servicios y el alcance esperado de cada uno para determinar la infraestructura necesaria. Recordemos que la infraestructura engloba las instalaciones, estructuras y servicios básicos del negocio, inclusive softwares a utilizar y los servicios básicos.

 

Para las clínicas, la infraestructura implica muchos más elementos o factores a tener en cuenta: desde el establecimiento físico hasta los recintos determinados para sala de espera, cirugía, labores administrativas, entre otros. De igual forma, como te mencionamos, el capital humano forma parte de la infraestructura y debe tenerse en cuenta. En el caso de los consultorios, la infraestructura física suele requerir menos aspectos. Muchos médicos alquilan un consultorio dentro de una clínica existente o, por el contrario, buscan un local comercial que les permita adaptarse al número de médicos tratantes por consultorio y a las especialidades. 

 

En todo caso, la definición de la infraestructura y su gestión es fundamental para administrar de manera eficiente cualquier consultorio o clínica, pues determinará el nivel de costos para la operación y los elementos que se necesitan para llevar la misma de forma adecuada. 

 

  • Documentación, regulación y obligaciones

Una prioridad clave para administrar tanto un consultorio como una clínica privada es tener conocimiento sobre todos los permisos y documentación necesaria para poner en marcha la operatividad. De igual manera, las obligaciones tributarias y fiscales son fundamentales y deben estar contempladas dentro de la estructura de costos del negocio. 

 

Por otro lado, es fundamental que toda clínica o consultorio privado se atienda a los estándares internacionales y locales de su área de operación además de cumplir con las obligaciones. En ese sentido, para gerenciar correctamente un consultorio o una clínica, es importante tener desglosadas las obligaciones que deben cumplirse.  En suma, se recomienda que se destine un personal para el seguimiento de esta tarea. De igual manera, un software personalizado te permite conocer el flujo de caja de tu negocio e identificar tus gastos mes a mes.

 

Claves, estrategias y otras recomendaciones

 

Una vez fijadas las prioridades que debes tener en cuenta para gerenciar tu consultorio o clínica privada, es importante que apliques ciertas estrategias que te ayuden a realizar esta labor de la forma más eficiente posible. A continuación, te explicamos las más importantes: 

 

  • Elabora y sigue un plan estratégico

Como te comentamos al inicio del artículo, antes de emprender la gerencia de un negocio de este tipo debes elaborar un plan estratégico previo en el que fijes la misión y la visión de la empresa, así como fijar los objetivos en el corto, mediano y en el largo plazo. De igual manera, debes fijar los valores, pues estos determinarán tu esencia como empresa.

 

En el mismo sentido, el plan estratégico debe contemplar las prioridades que te comentamos en el punto anterior, así como determinar un plan financiero, el capital disponible y los costos operativos. El marketing, por otro lado, es otro aspecto que debes contemplar en este plan, donde se fijen los objetivos deseados a alcanzar y las estrategias para ello

 

  • Cuida tu capital humano 

Otra de las claves para el éxito de tu operación es tener el personal mejor capacitado y en perfecta sinergia con tu cadena de valor. En ese sentido, debes invertir recursos suficientes para encontrar no solo el mejor personal sino también para mantenerlo: asegúrate de brindar oportunidades donde se sientan incluidos dentro del negocio, mantente atento cómo pueden mejorar sus habilidades (bien sea por capacitaciones o similares), entre otros puntos importantes.

 

  • Sé innovador

Otro punto muy importante es que debes ser innovador y creativo. Dado que el sector de la salud tiene muchos competidores, es un reto diferenciarse de la competencia. En ese sentido, tanto si gerencias un consultorio o una clínica, asegúrate de incorporar tendencias a tu propuesta de valor y, sobre todo, ofrecer alternativas que te diferencien de los demás. Por ejemplo, la aplicación de un software personalizado para tu modelo de negocio es una manera de innovar en tus operaciones y hacerte más atractivo para tu público objetivo, pues les estás facilitando la forma en la que pueden agendar o cancelar citas, por ejemplo.

 

  • Realiza seguimiento: apóyate en herramientas digitales  

Por último y no menos importante, lo fundamental en toda tarea de administración o de gerencia es el seguimiento: de tus operaciones, de tus objetivos, de tu capital, entre otros. Para ello, es fundamental apoyarte en herramientas que te ayuden a lograrlo de manera eficiente. 

 

En el caso de los consultorios o clínicas, un software personalizado se adapta perfectamente a los requerimientos. Esta herramienta te permite no solo llevar un control de tus ingresos y de tus egresos, sino también de tu inventario y, además, te permite almacenar los datos de tus pacientes e información de su historia clínica. De igual manera, esta herramienta permite que tu personal administrativo pueda gestionar las citas de forma más eficiente, pues posee la función para agendarlas y cancelarlas. Además, esto es un plus para tus pacientes.

 

Otro aspecto importante que te permite un software de esta naturaleza es que, gracias  al almacenamiento y centralización de los datos, puedes planificar y enviar campañas de marketing de forma masiva y, así, ayudarte en tus objetivos.

 

En suma, son tres las claves que debes tener en cuenta para administrar exitosamente este tipo de negocios: busca eficiencia en tus costos, pon en marcha prácticas innovadoras en tu cadena de valor y, en suma, cuenta con el personal mayor capacitado para tal fin. 

 

En todo caso, gerenciar o administrar un negocio no es cualquier cosa. Ten en cuenta las prioridades dependiendo de la naturaleza de tu empresa y, a partir de allí, aplica las estrategias necesarias. Apóyate en las herramientas tecnológicas y asesórate adecuadamente para escoger las adecuadas. 

 

¿Y tú qué opinas? ¡Déjanos aquí tus comentarios!