Uno de los aspectos más importantes dentro de todo negocio es el adecuado manejo y control del inventario. Como es bien sabido, el inventario refiere a aquellos bienes muebles e inmuebles de una empresa, es decir, el patrimonio.
Además, es un elemento esencial para el correcto funcionamiento toda empresa, pues está directamente relacionado con tus procesos y operatividad en general.
Un error muy común en los negocios es la falta de control en el inventario, lo cual ocurre bien sea por falta de planificación o, incluso, por gestionar la salida y entrada de ciertos productos con herramientas poco adecuadas para la magnitud o naturaleza de tu negocio (como por ejemplo, la tradicional hoja de Excel). Contar con un inventario organizado, planificado y monitoreado de forma regular con herramientas adecuadas, puede traducirse en innumerables beneficios para tu empresa, por lo que es muy importante no descuidar ni menospreciar este aspecto.
Si tienes un salón de belleza o peluquería, el inventario es un elemento clave para tu operatividad y funcionalidad. En líneas generales, el control del mismo te ayudará a tomar mejores decisiones en cuanto al manejo eficiente del stock, la rotación de tus productos y, por tanto, del comportamiento de tu demanda. Como sabes, los salones de belleza tienen una dinámica muy activa en cuanto a la reposición de stock por el uso de productos de consumo interno; además, debe gestionarse de forma eficiente, pues la rotación del stock puede cambiar de acuerdo a cambio en los patrones de consumo por tendencias y otras novedades.
¿Qué es el inventario de una empresa?
Como te indicamos al principio de este artículo, el inventario es un término que incluye los bienes muebles e inmuebles de una empresa, es decir, incluye todos aquellos productos y materias primas que requiere todo negocio para funcionar.
El inventario puede clasificarse de varias maneras; no obstante, de modo general, todo salón de belleza cuenta con productos tanto de consumo interno como productos para la venta, así como materiales desechables y no desechables, los cuales son imprescindibles para la operación.
Por su parte, los productos de consumo son aquellos productos que se utilizan para poder llevar a cabo tus procesos en cuanto a servicios; por ejemplo, si ofreces servicios de belleza facial, el maquillaje es un producto de consumo interno imprescindible y, además, incluye varios productos a tomar en cuenta (base, sombras, labiales, iluminadores, entre otros).
Por otro lado, los productos para la venta son aquellos que se disponen para tus clientes y se encuentran en exhibición. De acuerdo a tus servicios estos productos pueden variar e, incluso, puede ocurrir que tengas productos que funcionen tanto para el consumo interno como para la venta, como por ejemplo en el caso de las cremas hidratantes para salones de belleza que ofrezcan servicios de cuidado para manos y pies.
Por último, los materiales son aquellos productos desechables -o no- que también son necesarios para tu proceso de servicios, pero se diferencian de los productos de consumo interno por su carácter generalmente desechable y fin utilitario.
Como puedes ver, el inventario es, en suma, la base material para el funcionamiento de tu negocio. No obstante, no basta con saber qué es el inventario: la clave del éxito es aprender a organizarlo y monitorearlo.
Ventajas de controlar y monitorear el inventario
- Mayor seguridad: mantener tu inventario en orden y monitoreado te permite ejecutar tu operación de servicios sin inconvenientes, pues estarás precavido con respecto a tu stock, rotación y reposición de materiales necesarios para tu operatividad general.
- Eficiencia: el manejo y organización de un inventario permite que tu negocio se encuentre más organizado y, además, te brinda el apoyo necesario para mantener el orden de distribución de tu mercancía.
- Ahorro: monitorear la rotación de los productos necesarios para tu operatividad te permitirá que puedas planificar tus gastos de forma más eficiente y, además, puedes determinar la periodicidad de inversión o compra de determinados materiales. Además, mantener un inventario actualizado, organizado y monitoreado te brindará un conocimiento totalmente claro de todo aquello que necesitas desde el punto de vista material para organizar y, además, podrás reducir las amortizaciones al momento de ser contabilizadas contra las pérdidas; esto, en suma, se traduce a menores impuestos.
- Confiabilidad y éxito: el control del inventario en una empresa le brinda grandes oportunidades para su sostenibilidad financiera en el tiempo y, por tanto, te asegura una mayor probabilidad de éxito si compaginas este elemento fundamental con los otros pilares del control de toda empresa.
Indicadores para controlar tu inventario
Por otro lado, si deseas evitar apuros en tu salón de belleza, es preciso que tomes en consideración 3 indicadores esenciales por los que te servirá llevar un control de inventario:
Stock máximo
Corresponde a la cantidad de unidades de determinado producto que necesitas tener en tu negocio. Para definirlo, es preciso tomar en cuenta qué costo representa para tu empresa y cuánto tiempo toma su consumo. Hay casos específicos en que conviene contar con grandes volúmenes; por ejemplo, al tratarse de cosméticos de alta rotación, como los tintes o cremas para masaje. También si se trata de artículos cuyo costo de transporte es alto, mientras que el de almacenaje es bajo. Es preciso que te abastezcas de aquello que estimes que subirá de precio en el corto plazo.
Stock mínimo
Refiere a la cantidad mínima que debes mantener en stock de un producto determinado. De no contar con dicho número de unidades, podrías experimentar problemas de abastecimiento. Es recomendable usarlo en artículos que tu proveedor te entregue de forma inmediata, cuyo coste sea bajo y de los que se prevea una próxima baja en el precio.
Una adecuada gestión del inventario representará una mejor organización en tu salón y una mayor calidad de servicio para tus clientes. Con un software para peluquerías, tener este ítem bajo control será muy sencillo y beneficioso para tu empresa.
¿Cómo definir el inventario de tu salón de belleza?
Antes de organizar tu inventario, es imprescindible que entiendas su naturaleza y, sobre todo, que definas concretamente cuáles son aquellos productos que realmente necesitas para ejecutar tus servicios.
En ese sentido, en primer lugar debes establecer cuál o cuáles son las especialidades de tu peluquería; por ejemplo, existen salones de belleza que únicamente se concentran en belleza para manos y pies o, por el contrario, incluyen otros servicios asociados a la belleza facial e incluso la belleza corporal a través de masajes y otras terapias.
A continuación, te ejemplificamos cómo puedes segmentar o dividir tu inventario de acuerdo a tu oferta de servicios y de acuerdo a tus especialidades:
oferta de servicios y de acuerdo a tus especialidades:
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ESPECIALIDAD |
SERVICIOS OFERTADOS |
PRODUCTOS DE CONSUMO INTERNO |
PRODUCTOS PARA LA VENTA |
MATERIALES |
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Belleza para manos y pies |
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Belleza corporal |
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Como puedes apreciar en el ejemplo, se necesita una importante cantidad de productos para el correcto funcionamiento de todo salón de belleza. Sin embargo, a pesar de ello, es recomendable que elijas tanto la marca de tus productos como tus proveedores de forma planificada para evitar problemas en su rotación e, incluso, gastos innecesarios.
Por otro lado, una de las partes más importantes del inventario no es solo organizarlo, sino llevar un adecuado control y seguimiento, pues el monitoreo de tus bienes muebles e inmuebles no solo te permitirá reponerlos sin contratiempos sino también te ayudará a estar prevenido en cuanto a proveedores y con respecto a posibles grandes inversiones en materiales o productos.
Cómo organizar tu inventario: ¿por qué no utilizar Excel?
Existen numerosas maneras de organizar y monitorear tu inventario. Si bien una de las herramientas que goza más popularidad es el programa Excel, no es lo más recomendable; en primer lugar, esta herramienta puede resultar tediosa y poco manejable en el largo plazo: la actualización del inventario en Excel ocurre de forma manual; controlar el inventario de esta manera resulta poco manejable y, además, puede generar cuellos de botella en tu operación y quitarte tiempo para otras actividades esenciales en tu salón de belleza. Además, administrar tu inventario con Excel no te brinda de forma automática la data que necesitas para administrarlo de una forma más estratégica y eficiente y, además, no se actualiza en tiempo real ni te genera data o cifras automáticamente que te permitan estudiar el comportamiento de tu stock.
En ese caso, es recomendable que optes por herramientas más modernas como por ejemplo un software personalizado. A través de un software de este tipo y definiendo previamente tus servicios así como los bienes que integran tu inventario, esta herramienta te permite tener un control a través de cualquier dispositivo móvil o computador y, además, te brinda cifras y data fundamental para tu operatividad en tiempo real. Gracias a la data brindada por la herramienta, puedes identificar de forma más sencilla cuáles son aquellos productos que debes disminuir o aumentar su consumo, además de que te permite estar precavido e identificar aquellos bienes con mayor o menor rotación.
En definitiva, es una herramienta muy útil que puede ayudarte a lograrlo es contar con un software personalizado, el cual te permita disponer de una data actualizada en tiempo real en cuanto al material que integra tu stock y las cifras.
En suma, mantener el control de tu stock de bienes muebles e inmuebles garantizará la calidad y oferta de servicios en un salón de belleza y, además, te permite mantener una planificación más adecuada en cuanto a tus gastos. Recuerda que debes clasificar y segmentar de acuerdo a tu especialidad y servicios ofertados, instrúyete de forma adecuada con respecto a los proveedores disponibles en tu país de operación, además, no olvides prestar atención al comportamiento de determinados productos de acuerdo temporalidades o tendencias; segmenta de forma estratégica aquellos productos que necesitas. Por último: apóyate en herramientas tecnológicas que faciliten tu operatividad y disminuya el riesgo de que surjan cuellos de botella en tus procesos.
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