El éxito de nuestra empresa estará asociado con nuestra capacidad de organizar y ordenar los procesos internos de la misma mientras ofrecemos los productos y servicios de la mejor calidad. Uno de los pasos fundamentales para administrar las actividades propias de la organización es tener un control de productos, ya sea a nivel de inventario para tener una idea de la cantidad de mercancía disponible en nuestro negocio pero también de la calidad de los distintos productos que se ofrecen.
Los controles de productos se realizan con la finalidad de tener un sistema en el que esté reflejado la cantidad de producto disponible, la frecuencia con la que se debe hacer el pedido al proveedor, el producto final que se realiza con la materia prima, etc. Este proceso es integral y debe tomar en cuenta tanto los aspectos cuantitativos de los productos como los cualitativos, para esto se hacen controles de calidad de cuya implementación hablaremos más adelante.
A continuación, te contamos más al respecto sobre este tema:
Por dónde comenzar con mi control de productos
Primero debes determinar si en tu negocio solamente se venden productos ya terminados o si procesan y transforman materia prima. Esto influirá en el inventario que debes realizar para el control de productos ya que en caso de ser un negocio que transforma materia primera deberás calcular cuántos bienes terminados puedes producir con los insumos disponibles. Es importante que recuerdes la diferencia entre producto, aquello que le vendes a tus consumidores e insumo, materia prima con la cual producen el bien. Por ejemplo, si tienes un restaurante el producto es el plato que se le presenta a los consumidores mientras que los insumos son todos los ingredientes que se usaron para elaborarlo.
También debes considerar en este proceso las compras a proveedores y las ventas a clientes. De esta manera serás capaz de ver la frecuencia con la que se venden tus productos, esto te da mucha información sobre el comportamiento de tus clientes y te permitirá tomar previsiones para el futuro.
Para hacer el proceso más sencillo y que cualquier persona sea capaz de actualizar los datos, te recomendamos utilizar una plataforma especializada para esto; es decir, un software versátil que permita controlar el inventario en tiempo real y que se adapte a tus necesidades. Sin embargo, en caso de no contar con una podrás hacer uso de herramientas gratuitas como Excel o Google Sheets. En estos documentos tendrás la posibilidad de hacer fórmulas, llevar registros y calcular totales según los datos que hayas introducido.
Te recomendamos tener una celda para la fecha en la que se está realizando la modificación, una para el total de insumos disponibles y cuántos productos se pueden elaborar. El resto de las celdas podrán ser ajustadas a las necesidades que tenga tu local. Puedes incorporar las últimas fechas de compras al proveedor, el número de lote o el uso específico de cada producto según los requerimientos de tu local.
Ahora, si ya tienes un documento especializado para llevar el control de tus productos puedes pasar a hacer una prueba de calidad. De esta manera sabrás que tienes un sistema organizado en el cual confiar para saber la cantidad de productos disponibles y además tendrás la seguridad de que la calidad de lo que ofreces en tu local es la mejor del mercado.
Controles de calidad
Los controles de calidad son procesos a los cuales se someten los productos de nuestro local para probar su durabilidad y estándares. Esto no es limitante a productos físicos ya que los servicios también se pueden evaluar. Los distintos aspectos a analizar de cada producto o servicio serán determinados por el local y el objetivo del mismo. Es decir, si vendes helados lo más probable es que tomes en cuenta cualidades como sabor, cremosidad y dulzura mientras que un hotel evaluará la satisfacción de sus clientes, la comodidad de sus habitaciones y la experiencia en sus instalaciones.
Al igual que los controles de producto, con las evaluaciones de calidad podemos encontrar lugares de mejora que nos diferenciarán de la competencia. Cuando nos tomamos el esfuerzo de verdaderamente dar un vistazo hacia nuestros procesos interiores estamos dando ese valor agregado que nuestro cliente sabrá agradecer.
Estar seguros que la calidad de los productos que ofreces al igual que los sistemas con los que se maneja tu negocio te pone en una posición privilegiada ante tus competidores, por ello vale la pena dedicarse a poner en práctica estas estrategias que en el futuro nos ahorrarán dinero y mucho tiempo.
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