Cierre de caja: el paso esencial para tener una buena administración

Que haya menos dinero del que debería haber, es un error común que se puede cometer al realizar un cierre de caja.

Por eso, en el siguiente artículo, explicaremos en qué consiste el cierre de caja y te daremos una serie de tips para hacerlo correctamente.

¿Qué es el cierre de caja?

Es un método contable que se realiza al final de cada jornada, para corroborar si el efectivo o cada comprobante de venta coinciden con los valores reportados en caja.

Esta práctica se acostumbra hacer a diario al finalizar la jornada de ventas de un negocio o cuando hay cambio de turnos de cajeros con el fin de conocer si el dinero presente en una caja coincide con los datos de ventas.

Normalmente, las cajas abren con un valor inicial en efectivo, como punto de partida de las operaciones diarias. En el transcurso del día se van realizando ventas, que pueden o no incluir descuentos y que se cancelan con distintas formas de pago. Puede ocurrir que se tome dinero de la caja para hacer pago a proveedores, para comprar internas u otros pagos ocasionales que requiera la empresa.

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Errores en el cierre de caja

En el proceso de realizar el cierre de caja pueden ocurrir distintos imprevistos en el punto de pago:

Un valor de cierre de caja menor que el reportado (faltante), esto quiere decir que hay menos dinero en caja del que debería haber. Esto puede ser ocasionado por

Se realiza una devolución de dinero a los clientes, superior a lo que debería ser.
Se pierden comprobantes de pago.
Descuentos otorgados a los clientes que no están registrados.
Por robo.

Un valor de cierre de caja mayor que el que debería haber (sobrante), aunque esto no pareciera un problema para el negocio podría estar indicando otro tipo de factores como:

Se está entregando menos cambio o devolución de dinero.
Algunos ingresos recibidos por el cajero no son contabilizados.
Se está cobrando un valor de más por las compras realizadas.

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Cierre de caja sistematizado

El cierre de caja a diario se puede convertir en un proceso un tanto conflictivo con los vendedores en el punto de venta si no se tiene una buena administración de todas las entradas y salidas que se realizan en la caja. El cierre de caja se puede volver complejo cuando:

No se cuenta con un sistema automatizado para el registro de las ventas, compras y otros costos o gastos.
Se mueve dinero de la caja para realizar pagos a proveedores o para otros gastos del negocio.
No existe un control de facturación.

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Recomendaciones para hacer un buen cierre de caja

El cierre de caja es fundamental para estar al tanto de la circulación del dinero en efectivo al finalizar el día. Por eso es importante que la información del valor del cierre de la caja al final del día sea exacta, y concuerde con el dinero facturado en caja.

Si eres el encargado de facturar en tu negocio, de seguro te ha pasado que te has quedado horas y horas tratando de hacer un cuadre de caja.

Por ese motivo, te daremos 5 tips que puedes seguir para realizar un cierre de caja correctamente

¿Sabías qué?

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Comienza con una cantidad específica de dinero

Antes de comenzar el día laboral, revisa muy bien la cantidad de dinero en efectivo que tienes en la caja, esto es importante que lo hagas cada vez de abrir tu negocio, para que al momento en que empiecen a llegar tus clientes tengas todo listo y estos no entorpezcan tu proceso contable

¿Sabías qué?

Con AgendaPro puedes ver las ganancias diarias de tu centro, lo que te ayudará a observar en tiempo real con cuanto dinero cuentas.

No realices cobros con el dinero de la caja

Evita procesos innecesarios, no saques dinero en efectivo de la caja para saldar cuentas. Puedes realizar estos pagos con dinero extra para tener un mejor orden.

¿Sabías qué?

Con AgendaPro puedes conocer los productos y servicios más vendidos en tu negocio. Olvídate de calcular en Excel y actualiza la forma de llevar tus ventas.

Considera el riesgo descuadre en las cuentas

Monitorea tu negocio y establece medidas para evitar los errores que provocan los descuadres en las cuentas. Algunas de las cosas que pueden generar este tipo de descuadre son los errores en los cambios, préstamo entre cajeros, entre otros. Para que este tipo de cosas no ocurran es importante tener un sistema para mantener controlado el inventario.

Es importante que luego de realizar los ajustes necesarios a tu proceso de cierre de caja, evalúa cómo van tus pagos para que sepas el estado financiero de tu negocio.

Delega operaciones comerciales a cada uno de tus trabajadores

Para llevar una buena administración del negocio, centraliza los movimientos de caja en ciertos puestos, así cada uno de los trabajadores será responsable de su proceso y al final del día será mucho más fácil realizar el proceso del cierre de caja.

Registra las actividades del día

Para este proceso, es recomendable realizar estos pasos:

Ingresar la fecha y las horas de inicio y fin del cierre.
Registrar las cantidades de billetes y monedas que hay en caja.
Ingresar los equivalentes en efectivo u otros documentos, solo si es necesario
Adjuntar los números de los comprobantes que respaldan los ingresos y egresos del día.
Comprobar la validez del resumen y hacer las observaciones pertinentes.

En conclusión, realizar el cierre de caja puede ahorrarte diversos problemas, porque teniendo una buena administración del mismo mantienes el control de los egresos e ingresos de tu negocio, y con más facilidad puedes detectar pérdidas de dinero para solucionarlas rápidamente antes que impacten negativamente en tus finanzas.

AgendaPro hace el corte de caja por ti

AgendaPro es un software de gestión que automatiza muchas actividades de administración, entre ellas con el corte de caja de tu negocio.

Entre sus efectivas herramientas están:

Registro de citas y servicios: AgendaPro puede ayudar a registrar todas las citas programadas y los servicios que se brindarán a lo largo del día. Esto permite un seguimiento preciso de los ingresos esperados.
Facturación y pago: El software puede generar facturas o recibos para los clientes después de que se haya completado el servicio. También puede registrar los pagos recibidos, ya sea en efectivo, tarjeta de crédito u otros métodos de pago.
Registro de productos y ventas adicionales: Si tu negocio vende productos junto con servicios (por ejemplo, un salón de belleza que vende productos para el cuidado del cabello), el software puede ayudar a registrar las ventas de estos productos junto con los servicios prestados.
Seguimiento de gastos: Puede ayudarte a llevar un registro de los gastos relacionados con la operación del negocio, lo que es importante para calcular los ingresos netos.
Informes y análisis: AgendaPro o un software similar puede generar informes detallados que muestran los ingresos totales, los ingresos por servicio, los gastos y otros datos financieros. Estos informes son útiles para el corte de caja y la toma de decisiones empresariales.
Integración con sistemas de contabilidad: Algunos programas de software se pueden integrar con aplicaciones de contabilidad, lo que facilita la reconciliación de los ingresos registrados en el software de programación de citas con los registros contables generales de la empresa.

En resumen, un software como AgendaPro puede ser útil para el corte de caja al automatizar y agilizar el proceso de registro de ingresos y gastos, lo que facilita el seguimiento de la salud financiera de tu negocio y la generación de informes financieros precisos.