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Tips para la gestión de cuentas de tu negocio

Gestión de cuentas

La gestión de cuentas es una acción contable que refiere al registro de los derechos que genera una empresa por cada una de sus operaciones, y es uno de los principios fundamentales de la administración, pues permite organizar y articular el funcionamiento de una empresa de manera que pueda ampliar al máximo su patrimonio y reducir de manera drástica su riesgo de crisis en tanto liquidez y ventas.

Es un proceso que controla, prevé y planifica todas las decisiones que serán tomadas sobre los resultados de las cuentas contables d

e una empresa. Su principal función es garantizar el equilibrio de un negocio, y para ello genera mapas de clarificación en distintos momentos de la empresa que te permitirán tomar decisiones correctas en el momento justo.   

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El proceso de gestión se resume en la contabilidad de la empresa, donde se organiza, clasifica y agrupa toda la información económica de tu negocio con el registro de cada una de las operaciones realizadas.    

¿Por qué es importante la gestión de cuentas para tu negocio?

Manejar un negocio requiere de un buen plan. Y un buen plan, a su vez, de una estrategia escalonada y efectivamente estructurada de procesos que te permitan alcanzar metas a mediano plazo, pero sobre todo que te permitan hilar coherentemente el desenvolvimiento financiero de tu negocio. 

Para ello es necesario un diario de cuentas claro y efectivo, es ahí donde entra la gestión efectiva de cuentas. Sin ella, las cuentas, que son las huellas y los pasos de tu negocio, se perderían en el vaivén de las compras y las ventas. Saber qué dinero entra y sale en tu estado financiero, te permitirá entender la situación de tu negocio y actuar sobre él cuando lo consideres necesario.  

La claridad, la nterpretación y ejecución adecuada de tu gestión de ventas te permitirá administrar de la mejor manera las transacciones y fomentará mejores relaciones con tus clientes más importantes, lo que incrementará la rentabilidad de tu negocio y te permitirá mantener buenos números a largo plazo. 

Tips para llevar la gestión de cuentas en tu negocio

  • Renuncia al papel. En el siglo pasado el papel era el único medio para generar gestiones de cuentas. Los cuadernos eran la única herramienta donde se registraba las variabilidad del capital de las empresas. Esto ha cambiado. Hoy en día es considerada una desventaja operativa el uso del papel en estas funciones contables, por tener un gran margen de error en el registro de cuentas y por la pérdida de datos, además de ralentizar las tareas. En la actualidad, existen programas, aplicaciones y softwares especializados para este tipo de trabajo que hacen del registro un proceso más seguro. 

  •  Confía tus datos a una nube. La contabilidad requiere de una alta capacidad de almacenamiento de datos. Te será muy útil valerse de ciertos servidores que te brinden la posibilidad de almacenar una gran cantidad de datos. Deberás escoger aquellos espacios informáticos que además de una mayor cantidad de espacio, generan seguridad a los  documentos que alojes. 

  • Respalda todos tus documentos. La información que generará tu gestión de cuentas es fundamental para tu empresa. Deberás siempre respaldar toda la documentación que generes, sea del tipo que sea. Si te vales de una herramienta tecnológica de almacenamiento, te recomendamos usar alguna que almacene la información en servidores remotos. 

  • Conoce tu patrimonio.  La información de tu gestión de cuentas debe reflejar siempre los diferentes activos que conforman tu patrimonio con su información a detalle. Esto te permitirá conocer siempre el valor aproximado de tu empresa. Esta será información vital para la solicitud de préstamos o financiamientos varios. 

  • Mantente al día con tus impuestos.  Evalúa con detenimiento el fluido de caja de tu empresa. Utiliza la tecnología para llevar los registros de tus facturas como sistemas o softwares de facturación o softwares de gestión en tiempo real. Esto será sumamente útil para determinar tus porcentajes de impuestos y estar siempre al día. 

Planifica. La gestión de cuentas no consiste sólo en registrar. Debes generar una planificación a partir de la interpretación de tus estados financieros. El uso de la tecnología y el registro es solo la parte operativa de una gestión de cuentas. Para que esta sea realmente eficaz, debes tener un plan de contabilidad sólido; con fundamentos, conceptos, normas y principios que determinen tus acciones comerciales. Eso es lo más importante.

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