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Cómo manejar la relación con los proveedores

relación con los proveedores

Los proveedores son un eslabón esencial para garantizar los productos y los servicios que ofreces en tu negocio. La comunicación entre ambas partes, la existencia de un contrato previo, el cumplimiento de entrega y de pagos son elementos a tener en cuenta al momento de formalizar y continuar una transacción exitosa.

Un negocio no solo debe entablar una buena relación con sus clientes sino también con sus proveedores, que son aquellas empresas encargadas de suministrar bienes específicos para el funcionamiento de tu local, bien sea en materiales o sistemas, desde los que garantizan los servicios básicos de luz, internet y agua, hasta los más específicos, como los softwares de gestión.

Al momento de escoger un proveedor

En el mercado encontrarás muchas empresas que se adapten al tipo de servicio que buscas. Lo importante es saber cuál es la mejor para tu negocio. Antes de formalizar cualquier trato, es recomendable que pidas una cita con el encargado de dicha empresa. En ese primer encuentro aprovecha para recorrer las instalaciones, conocer los procesos, averiguar cuáles son los proveedores de esos proveedores, qué tan lejos o cerca están de tu negocio, con cuánto personal cuentan. Al sumar todos esos detalles tendrás una mejor imagen de lo que buscas y lo que ellos ofrecen.

Una vez que hayas evaluado varias opciones, estudia la que mejor impresión te dio y, por supuesto, toma en cuenta las referencias que leíste en la web o que recibiste de otras empresas que usan sus servicios.

Aspectos a tomar en cuenta a la hora de escoger tu proveedor

  1. En primer lugar, firmar un contrato legal entre las partes interesadas es otra de las variables importantes. Allí se estipulan las condiciones de venta de la empresa y tus condiciones de recibo y pago de los productos o los servicios. La idea es evitar cualquier malentendido en el proceso o cambio abrupto de las condiciones previamente acordadas. En caso de que haya alguna modificación importante, actualizar el contrato es lo correcto.
  2. Por otro lado, evaluar periódicamente el desempeño de los proveedores es vital, pues te permitirá saber si debes renovar o no la relación. A pesar de que sea una relación provechosa para ambas partes, mantener tu agenda actualizada con otros proveedores y siempre escuchar ofertas te brindará un abanico más amplio de posibilidades.

Así, en caso de que un proveedor de confianza falle por alguna razón, cuentes con el contacto de otra empresa con la que puedas resolver esa eventualidad. Diversifica los procesos de tal manera que no dependas de un solo proveedor y llegues a vivir una situación crítica en tu empresa.

Mantener tu inventario organizado y al día

Conocer de antemano qué le vas a pedir a los proveedores agilizará la reposición de tu inventario y consolida la relación con esas empresas. Los tiempos de los proveedores son igual de importantes que tus tiempos.

Busca siempre estar al día y establecer fechas puntuales para pasar tu pedido. Los proveedores sabrán que para tal fecha deberán despacharte porque ya es una costumbre. Si ellos no pueden cumplir con determinada semana, deberán informarte con anterioridad para que puedas resolver con otros proveedores. La clave siempre está en la organización previa.

Con un software personalizado, por ejemplo, puedes acceder a tu inventario desde cualquier dispositivo y chequear en tiempo real qué tienes, qué falta, qué está a punto de acabarse y actualizarlo cuando recibas las órdenes de los proveedores. Este tipo de herramientas son muy útiles para la gestión de tu negocio además de ser muy fácil de utilizar. 

Además, a través de estas herramientas, descubres cuáles son los productos más utilizados y, con esa información, puedes negociar un mejor precio con los proveedores. 

Comunicación constante y puntualidad con tus proveedores

Los problemas, desde los más pequeños hasta los más grandes, se pueden evitar cuando se establece una comunicación efectiva entre las partes. El intercambio de correos entre los proveedores y tu empresa es esencial para la relación. Si ellos te escriben, busca el momento preciso para responderles, sin dejar que pase mucho tiempo o se traspapele la conversación. Igualmente, pide el número de teléfono de los responsables en caso de que haya una emergencia o no respondan tu solicitud a tiempo. Siempre hay una solución para las eventualidades.

Por otra parte, la puntualidad es fundamental, tanto a la hora de hacer un pedido, como al momento del despacho y el pago. Revisa muy bien los productos que llegan, si es la cantidad correcta y si vienen en buen estado. Si debes hacer algún reclamo, que sea de forma escrita para dejar constancia, mantener un tono respetuoso y plantear soluciones que sean beneficiosas para ambas partes. El proceso de retroalimentación hará crecer y mejorar la relación. 

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