Para mejorar la migración de las boletas en papel a las electrónicas, diferentes desarrolladores han creado sus propios sistemas de facturación. La finalidad es garantizar el proceso de la emisión de estos comprobantes.
Chile, en su camino hacia la digitalización de los procesos tributarios, apuesta por la implementación de softwares que respalden legalmente las operaciones comerciales entre contribuyentes.
A continuación, te contamos más al respecto:
¿Qué son las boletas electrónicas y cómo se emiten?
Las boletas electrónicas tienen idéntico valor legal que las físicas y su emisión debe estar autorizada previamente por el Servicio de Impuestos Internos (SII). Esta modalidad es más sencilla que la anterior (donde se requería una impresora, una hoja con membrete y timbrado fiscal) porque simplifica y agiliza los procesos.
Actualmente hay sistemas gratuitos, creados por el SII, y softwares privados, que no solo se encargan de la facturación sino que integran otras necesidades del negocio: controlar inventario, reportes en línea, cierre de caja, comercio electrónico y máquinas calculadora. La escogencia entre una u otra opción depende de la integración que busques para la administración de la empresa.
Además es necesario tener en cuenta las necesidades físicas de tu negocio: contar con internet en las instalaciones (si no es tu caso, es recomendable escoger un sistema con opción offline) y organizar jornadas de capacitación del personal para que puedan manejar el nuevo software. Es imprescindible, por supuesto, tener una computadora que cumpla con los requerimientos técnicos del programa.
¿Cómo implementar un software de boletas electrónicas?
Los pasos para implementar los softwares con emisión de boletas electrónicas en Chile varían de acuerdo con la empresa que ofrece el servicio. Sin embargo, hay requisitos imprescindibles: contar con el número de RUT de personas naturales y jurídicas (en este último caso sería el RUT del representante legal o el usuario autorizado) y la clave tributaria. Con estos datos ingresarás al sistema del SII y podrás procesar tú mismo las facturas o verificar que se haya enviado la información correctamente desde tu software de facturación.
Los softwares calculan automáticamente el IVA sobre el importe total de la venta, identifican la dirección o sucursal donde se está emitiendo el documento, permiten escoger entre boleta afecta o exenta (siendo afecta la más común porque ya tiene aplicado el IVA), agregan información del cliente (con el fin de hacerle llegar una copia de la boleta a su correo electrónico para su control) y alguna otra nota que requiera la compañía antes de emitir la boleta.
Otras de las grandes ventajas de estos softwares es que puedes corregir sobre la marcha y verificar antes de cerrar la transacción, así la brecha de error se contrae significativamente. Siempre está la opción de ir hacia la ventana anterior para enmendar alguna equivocación y evitar la creación innecesaria de notas de créditos.
El resultado final de la boleta se verá en pantalla, bien sea en los dispositivos móviles o en la computadora del negocio. Allí se desglosa el monto total de la compra y el aporte del IVA. Ese documento queda registrado en el sistema y lo podrás consultar cuando lo necesites. En caso de que aún requieras la impresión en físico, la opción está habilitada. Ahora bien, el cambio hacia lo digital es una iniciativa para mejorar el medioambiente reduciendo la emisión de boletas y el consumo de papel y tintas.
¿Qué tener en cuenta a la hora de escoger un software para emitir boletas electrónicas?
Al final, la compañía que escojas para instalar el software de emisión de boletas electrónicas se convertirá en uno de tus proveedores de servicios. Evalúa las opciones que más se adapten a tu modelo de negocios y pide una demostración gratuita antes de cerrar el trato, así te familiarizas la interfaz del programa y si cumple con todas las bondades que te ofrecieron. A pesar de lo amigable y sencillo que pueda ser el software, siempre es necesario un buen equipo de soporte técnico que esté disponible al momento de que surja algún error o una duda entre los empleados.
Es importante que el software que escojas para implementar en tu negocio cumpla con las nuevas normativas del SII, especialmente si te dedicas a sectores de negocio como de belleza, estética, salud o bienestar. Por otro lado, es importante que el software garantice la gestión fiscal , es decir, que cuente con un sistema que calcule y retenga los impuestos, que además emita la factura y migre esa información a los portales correspondientes: SII, SAT (Servicio de Administración Tributaria) y DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
Por último y no menos importante, es importante que el software que escojas te permita emitir notas de crédito en caso de que se anule alguna factura. Para tu mayor comodidad también puedes consultar la facturación en un periodo determinado, estudiar mejor el desempeño de la empresa y tomar decisiones acertadas con el fin de potenciar tu negocio. Recuerda que el cumplimiento tributario es indispensable para el desarrollo del país.
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